Hoppa till huvudinnehåll

Intern kontroll

Intern kontroll handlar om arbetet med de riktlinjer och rutiner som ledningen infört för att säkerställa att verksamheten sköts väl och effektivt.

Det innebär att vi har rutiner för att säkerställa att:

  • Riktlinjer från ledningen följs
  • Tillgångar skyddas
  • Fel och oegentligheter förhindras och upptäcks
  • Redovisningen är riktig och fullständig
  • ​Ekonomisk information och rapporter upprättas i tid

Styrelsen är ytterst ansvarig för den interna kontrollen. Vi arbetar med intern kontroll på två nivåer:

  • Styrelsen
  • Kontoret, där generalsekreteraren är ansvarig
  • Intern kontroll i praktiken

Några av de viktigaste förutsättningarna för Läkare Utan Gränsers arbete med intern kontroll är organisationsstrukturen, med en genomtänkt arbets- och ansvarsfördelning, tydliga rutiner och aktiva policys (attestordning, inköpspolicy etc.), en av grundstenarna i kontrollmiljön. En annan viktig del är att upprätthålla en organisationskultur där transparens och ärlighet är centralt.

Riskbedömning

Som en viktig del av den interna kontrollen arbetar Läkare Utan Gränser kontinuerligt med riskbedömning på olika plan. Organisationen inser vikten av att vara medveten om de risker som på olika sätt kan hota verksamheten. Riskanalys genomförs bland annat av styrelsen, som även tar del av revisorns externa bedömning av organisationen, och i den arbetsgrupp för strategiska ekonomiska frågor, där Generalsekreterare, Ekonomichef, Controller, cheferna för insamling från privatpersoner och Sida samt styrelsens ordförande och kassör ingår. Riskanalys genomförs också på avdelningsnivå. Flera i personalen har genomgått utbildning i riskanalys på projektnivå.

Sedan flera år tillbaka finns en krishandlingsplan som hålls aktuell genom ständiga uppdateringar och diskussioner inom kontoret. På vissa områden genomförs löpande utbildningar och övningar i krishantering.

Kontrollaktiviteter

Eftersom Läkare Utan Gränser är en internationell organisation, där största delen av intäkterna används utanför Sverige, äger kontrollaktiviteterna rum på flera olika plan.

Kontroll på ett internationellt plan
Läkare Utan Gränser internationellt, Médecins Sans Frontières , driver i de allra flesta fall egna fältprojekt där man ofta samverkar med lokala aktörer, dock inte genom att betala ut finansiella bidrag. På så sätt är det också egna policies som används i projekten, vilka uppdateras löpande. Det innebär att organisationen har kontroll över de styrverktyg som används.

Den svenska sektionen av Läkare Utan Gränser bidrar till projekten med insamlade medel, bidrag från Sida samt fältarbetare, och får sedan återrapportering från den operativa enhet som ansvarar för projektet. Varje operativ enhets verksamhet granskas av sina egna revisorer. Genom att fältuppdrag och fältbesök regelbundet genomförs från den svenska sektionen, får även Läkare Utan Gränser i Sverige inblick i hur pengarna används och hur arbetet bedrivs på plats. För de fältarbetare som rekryteras i Sverige finns en uppförandekod, och inför det första fältuppdraget finns en förberedande kurs. Läkare Utan Gränser ordnar också en rad internutbildningar för de olika kompetenser som behövs i projekten.

Alla avdelningar på Läkare Utan Gränsers Sverigekontor deltar i internationella plattformar och/eller arbetsgrupper tillsammans med organisationens andra sektioner, vilket ger en god möjlighet till inblick i organisationens internationella arbete.

Kontroll på ett svenskt plan
Arbetet med att säkerställa och bibehålla kvalitet och en god intern kontroll i arbetet på Läkare Utan Gränsers Sverigekontor fortgår ständigt. Här spelar naturligtvis organisationsstrukturen och en genomtänkt arbets- och ansvarsfördelning en grundläggande roll.

Andra viktiga verktyg som finns implementerade i verksamheten är:

  • Styrelsens arbetsordning och instruktion till generalsekreteraren.
  • Den regelbundna rapporteringen till styrelsen.
  • Uppdaterade och väl implementerade policys (t.ex. gällande attestering av fakturor, inköp, IT och personal).
  • Kontinuerliga fortbildningar relevanta för respektive tjänst.
  • Klara regler för överlämningar så att information inte går förlorad när någon slutar eller byter tjänst.
  • Att varje tjänst har en tydlig, skriftlig arbetsbeskrivning.
  • Regelbunden utvärdering (minst 1 gång per år) av personalen
  • Att det finns relevanta skriftliga manualer för de arbetsmoment som inte beskrivs i detalj i de ordinarie arbetsbeskrivningarna.

Revisorn rapporterar årligen sin granskning av verksamheten till styrelsen.